TIETOSUOJA
Tietosuojaseloste
Hot Rodders Polvijärvi ry:n jäsenrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Hot Rodders Polvijärvi ry
Sahurintie 4 83700 Polvijärvi
hotrodders.polvijarvi@gmail.com
2. Rekisterin nimi
Hot Rodders Polvijärvi ry:n jäsenrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyksien hoitamiseksi, jäsenviestinnän toteuttamiseksi, jäsenmaksujen hallinnoimiseksi, yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi, jäsenetujen tarjoamiseksi, jäsenten luotettavaksi yksilöimiseksi tilanteissa, joissa pelkkä nimi ei ole riittävä, sekä vapaaehtoisten syntymäpäivämuistamisten toteuttamiseksi. Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja vain siltä osin kuin se on tarpeellista yhdistyksen toiminnan kannalta.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja: jäsenen nimi, kotipaikka, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenmaksutiedot ja jäsenyyden voimassaolo.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Jäsenluettelon ylläpitämisen oikeusperusteena on yhdistystä koskeva lakisääteinen velvoite siltä osin kuin yhdistys pitää jäsenluetteloa. Muiden jäsenyyden hoitamiseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu jäsenasioiden hoitamiseen, jäsenviestintään ja yhdistyksen toiminnan järjestämiseen. Syntymäpäivämuistamisia varten käsiteltävien tietojen sekä mahdollisen henkilötunnuksen käsittely perustuu jäsenen antamaan suostumukseen. Henkilötunnusta käsitellään vain silloin, kun jäsenen yksiselitteinen yksilöiminen on aidosti tarpeen.
6. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenhakemuksen, jäsenyyden ylläpidon tai tietojen päivityksen yhteydessä. Jäsenen vastuulla on ilmoittaa muuttuneet tiedot yhdistykselle.
7. Tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman laillista perustetta tai jäsenen suostumusta. Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppanille tai palveluntarjoajalle vain siltä osin kuin se on välttämätöntä jäsenedun toteuttamiseksi tai yhdistyksen jäsenasioiden hoitamiseksi. Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Tietojen säilytysaika
Jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa, ellei niiden säilyttäminen ole tarpeen kirjanpitoon, oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen tai mahdollisten oikeusvaateiden käsittelyyn liittyvästä syystä. Suostumukseen perustuvat lisätiedot, kuten syntymäpäivämuistamisiin kerätty tieto ja mahdollinen henkilötunnus, poistetaan viipymättä, kun jäsenyys päättyy tai suostumus peruutetaan.
9. Tietojen suojaus
Henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti suojattuina. Tietoihin on pääsy vain niillä yhdistyksen nimeämillä henkilöillä, joiden tehtäviin jäsenasioiden hoitaminen kuuluu. Paperimuotoinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muin tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötunnuksia käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojensa poistamista, pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä lain sallimissa tilanteissa, peruuttaa antamansa suostumus sekä tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Kaikkia oikeuksia ei kuitenkaan sovelleta kaikissa tilanteissa, vaan asia riippuu muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta.
11. Suostumuksen peruuttaminen
Jäsen voi peruuttaa antamansa suostumuksen vapaaehtoisten lisätietojen, kuten syntymäpäivämuistamisiin kerätyn tiedon tai henkilötunnuksen käsittelyyn, ilmoittamalla siitä yhdistykselle kirjallisesti tai sähköpostitse. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Hot Rodders Polvijärvi ry pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön, viranomaisohjeiden tai yhdistyksen toiminnan muuttuessa. Päivitetty seloste pidetään jäsenten saatavilla.